Seleksi Pegawai

Seleksi Pegawai - Seleksi pegawai merupakan bagian materi dari operasional manajemen sumber daya manusia yaitu pengadaan (procurement), sedangkan pengadaan itu sendiri terdiri dari: perencanaan, perekrutan, seleksi, penempatan, dan produksi. Proses seleksi pegawai  merupakan tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima. Proses tersebut dimulai ketika pelamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Proses seleksi pegawai merupakan pengambilan keputusan bagi calon pelamar untuk diterima atau tidak.

Menurut Simamora (2004:202), seleksi merupakan proses pemilihan dari sekelompok pelamar yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia di dalam perusahaan. Sedangkan menurut Teguh (2009:6) menjelaskan bahwa seleksi pegawai adalah proses yang terdiri dari berbagai langkah yang spesifik dari kelompok pelamar yang paling cocok dan memenuhi syarat untuk jabatan tertentu. Ada tiga hal yang menyebabkan seleksi menjadi hal yang penting, yaitu:

a)        Kinerja para manajer senantiasa tergantung pada sebagian kinerja bawahannya.
b)        Seleksi yang efektif penting karena biaya perekrutan yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengangkatan pegawai tidak sedikit.
c)        Seleksi yang baik itu penting karena implikasi hukum dari pelaksanaannya secara serampangan.
Proses pengambilan keputusan pengangkatan yang baik akan sangat tergantung pada dua prinsip dasar proses seleksi, yaitu:
a)        Perilaku dimasa lalu yang merupakan predictor terbaik atas perilaku dimasa yang akan datang.
b)        Perusahaan harus menghimpun data yang handal sebanyak mungkin yang dapat dimanfaatkan untuk menyeleksi pelamar yang terbaik.

Adapun cara seleksi yang digunakan oleh perusahaan maupun organisasi dalam penerimaan karyawan baru dewasa ini dikenal dengan dua cara yaitu:
a)        Non ilmiah
Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan atas kriteria standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata suatu pekerjaan atau jabatan. Akan tetapi hanya didasarkan pada perkiraan dan pengalaman saja. Seleksi dalam hal ini dilakukan tidak berpedoman pada uraian spesifikasi pekerjaan dari jabatan yang akan diisi. Unsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputi hal-hal seperti:
1.         Surat lamaran bermaterai atau tidak
2.         Ijasah sekolah dan daftar nilainya
3.         Surat keterangan kerja dan pengalaman
4.         Refrensi atau rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya
5.         Wawancara langsung dengan yang bersangkutan
6.         Penampilan dan keadaan fisik pelamar
7.         Keturunan dari pelamar
8.         Tulisan tangan pelamar.

b)        Ilmiah
Metode ilmiah merupakan metode seleksi pegawai yang didasarkan pada spesifikasi pekerjaan dan kebutuhan nyata yang akan diisi, serta berpedoman pada kriteria dan standar-standar tertentu. Seleksi ilmiah mengacu pada hal-hal antara lain:
1.         Metode kerja yang sistematis
2.         Berorientasi pada kebutuhan riil karyawan
3.         Berorientasi kepada prestasi kerja
4.         Berpedoman kepada undang-undang perburuhan
5.         Berdasarkan kepada analisa jabatan dan ilmu sosial lainnya.

Sedangkan menurut Bowen, Ledford, and Nathan (dalam Indahwati : 2002:77) mengemukakan 2 praktek seleksi dan rekrutmen:
1.        Praktek seleksi konvensional, merekrut karyawan yang KSA (Knowledge, Skill dan Ability) “fit” dengan persyaratan pekerjaan tertentu. Praktek ini mengabaikan karakteristik personal dalam rekrutmen, dengan alasan karakteristik personal tidak relevan dengan persyaratan pekerjaan tertentu, lebih sering disebut “person-job fit”.
2.        Praktek seleksi model baru, merekrut karyawan “seutuhnya”, direfleksikan
padaorientasi karyawan yang direkrut tidak hanya “fit” antara KSA dengan persyaratanpekerjaan, tetapi juga harus “fit” antara karakteristik personal dengan budaya organisasi, sering disebut dengan “person-organization fit”.

Perusahaan tentu akan mengharapkan para pelamar yang datang memiliki prestasi dan kemampuan yang memuaskan dalam pekerjaannya. Kriteria seleksi menurut Simamora (2004: 202) pada umumnya dapat dirangkum dalam beberapa kategori yaitu :
1.        Pendidikan
2.        Referensi
3.        Pengalaman kerja
4.        Kemampuan bahasa Inggris
5.        Kesehatan
6.        Tes tertulis
7.        Tes wawancara.
Sebelum perusahaan memutuskan karakteristik yang akan di seleksi, maka perusahaan sebaiknya memiliki kriteria sukses yang telah ditetapkan sebelumnya untuk menentukan cara untuk memprediksi pelamar mana yang mencapai tingkat yang diharapkan. Adapun beberapa teknik seleksi antara lain: Interview, Tes psikologi, Tes mengenal hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan, Pusat pelatihan, Biodata, Refrensi, Gfafologi (ilmu yang berkenaan dengan tulisan tangan). Sedangkan langkah-langkah dalam seleksi yaitu :
1.        Seleksi surat-surat lamaran
2.        Pengisian blanko lamaran
3.        Pemeriksaan refrensi
4.        Wawancara pendahuluan
5.        Tes penerimaan
6.        Tes psikologi
7.        Tes kesehatan
8.        Wawancara akhir atasan langsung
9.        Keputusan diterima atau ditolak.
Simamora (2004:234) menjelaskan proses seleksi dibuat dan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan kepegawaian untuk menduduki sebuah posisi atau jabatan dalama suatu perusahaan atau organisasi. Ketelitian dari proses seleksi bergantung pada beberapa faktor, yaitu:
1.        Konsekuensi seleksi yang salah diperhitungkan
2.        Yang mampu mempengaruhi proses seleksi adalah kebijakan perusahaan dan sikap dari manajemen
3.        Waktu yang tersedia untuk mengambil keputusan seleksi yang cukup lama
4.        Pendekatan seleksi yang berbeda umumnya digunakan untuk mengisi posisi-posisi di jenjang yang berbeda di dalam perusahaan
5.        Sektor ekonomi dimana individu akan dipilih baik swasta, pemerintah atau nirlaba juga dapat mempengaruhi proses seleksi.

Pelaksanaan seleksi selalu memiliki kendala walaupun telah direncanakan secara cermat. Hal ini terjadi karena yang akan diseleksi adalah manusia yang memiliki pikiran, dinamika, dan harga diri. Kendala-kendala tersebut antara lain: tolak ukur, penyeleksi, dan pelamar.

Seleksi merupakan fungsi yang penting karena berbagai macam keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya diperoleh dari proses seleksi. Proses seleksi akan melibatkan proses menduga yang terbaik (best-guest) dari pelamar yang ada. Seleksi penerimaan pegawai baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut:
1.        Karyawan yang memiliki potensi
2.        Karyawan yang disiplin dan jujur
3.        Karyawan yang sesuai dengan tugas dan keahlian yang diperlukan
4.        Karyawan yang trampil
5.        Karyawan yang kreatif dan dinamis
6.        Karyawan yang loyal
7.        Mengurangi turnover karyawan
8.        Karyawan yang sesuai dengan budaya organisasi
9.        Karyawan yang dapat bekerja sama didalam perusahaan
10.    Karyawan yang mudah dikembangkan dimasa yang akan datang. (rekrutmen pegawai)

Proses Rekrutmen

Proses Rekrutmen - Sumber daya manusia merupakan hal yang sangat penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Kelangsungan hidup perusahaan tergantung pada sejauh mana perusahaan mampu memanfaatkan peluang dan mengatasi ancaman dari lingkungan eksternal dengan segala potensi dari sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Sumber daya berkualitas yang tersedia merupakan kekayaan (asset) yang tidak ternilai bagi perusahaan. Perusahaan berusaha memperoleh dan menempatkan karyawan yang tepat sesuai dengan bidang keahliannya masing-masing agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Sistem rekrutmen dan penempatan kerja karyawan lakukan sesuai dengan potensi sumber daya manusia.

            Rekrutmen merupakan suatu keputusan perencanaan manajemen sumber daya manusia mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan diperlukan, serta kriteria apa saja yang diperlukan dalam suatu organisasi. Rekrutmen pada dasarnya merupakan usaha untuk mengisi jabatan atau pekerjaan yang kosong di lingkungan suatu organisasi atau perusahaan, untuk itu terdapat dua sumber sumber tenaga kerja yakni sumber dari luar (eksternal) organisasi atau dari dalam (internal) organisasi. Penarikan (rekrutmen) pegawai merupakan suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai melalui beberapa tahapan yang mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan tenaga kerja, menentukan kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi, penempatan, dan orientasi tenaga kerja. Penarikan pegawai bertujuan menyediakan pegawai yang cukup agar manajer dapat memilih karyawan yang memenuhi kualifikasi yang mereka perlukan (Mathis dan Jackson, 2001:273).

Rekrutmen yang efektif memerlukan tersedianya informasi yang akurat dan berkesinambungan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai pekerjaan dalam organisasi. Aktivitas rekrutmen akan menyisihkan pelamar yang kurang tepat dan memfokuskan upayanya pada calon yang akan dipanggil kembali. Aktivitas rekrutmen dapat membangun opini publik yang menguntungkan dengan cara mempengaruhi sikap para pelamar sedemikian rupa terlepas mereka diangkat atau tidak.

Hasibuan (2008:41) menyatakan bahwa rekrutmen merupakan usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu organisasi. Sedangkan pengertian rekrutmen menurut Simamora (2004:170) merupakan serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. Aktivitas rekrutmen dimulai pada saat calon mulai dicari, dan berakhir pada saat lamaran mereka diserahkan.

Handoko (2008:69) menjelaskan bahwa rekrutmen merupakan proses pencarian dan “pemikatan” para calon karyawan (pelamar) yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. Lebih jauh lagi, Rivai (2009:1) menjelaskan rekrutmen sebagai suatu rangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapatkan calon yang diinginkan atau memenuhi kualifikasi sesuai dengan jabatan yang ada.

Rekrutmen merupakan masalah yang penting bagi perusahaan dalam hal pengadaan tenaga kerja. Jika suatu rekrutmen berhasil dengan kata lain banyak pelamar yang memasukkan lamarannya, maka peluang perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang terbaik akan menjadi semakin terbuka lebar, karena perusahaan memiliki banyak pilihan yang terbaik dari para pelamar yang ada.

Nawawi (2008:167) mengemukakan terdapat 4 (empat) sikap yang berbeda dalam lingkungan organisasi/perusahaan dalam melakukan rekrutmen. Keempat sikap dalam rekrutmen tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut ini :
1)        Sikap pasif tanpa diskriminasi, sikap ini merupakan sikap para eksekutif dilingkungan organisasi/perusahaan untuk meniadakan perbedaan dan memberlakukan secara sama dalam mengangkat, menggaji dan memberikan promosi bagi para calon dan para pekerja.
2)        Rekrutmen berdasarkan perbedaan, rekrutmen ini dilakukan secara aktif untuk mengelompokkan para pelamar, dengan hanya menerima kelompok tertentu.
3)        Rekrutmen berdasarkan prioritas, rekrutmen ini dilakukan dengan mendahulukan atau memprioritaskan kelompok tertentu.
4)        Rekrutmen dengan penjatahan, rekrutmen ini dilakukan dengan menetapkan jatah untuk kelompok tertentu.

Berdasarkan keempat sikap tersebut, maka keputusan dalam rekrutmen dan pengaturan staff sebaiknya dilakukan berdasarkan kasus masing-masing. Dengan demikian ras dan jenis kelamin yang seringkali menjadi masalah, dapat dijadikan salah satu faktor saja dalam pengambilan keputusan untuk menerima atau menolak calon pelamar. Keputusan harus berdasarkan pada kombinasi semua faktor yang ada, dengan harus mengutamakan hasil skor (nilai) tes sebagai usaha dalam memprediksi kemampuan calon sebelum diterima.

Menurut Handoko (2008:70), proses rekrutmen (penarikan) memiliki beberapa istilah popular; Job Analysis, Job Description, Job Specification, Job Evaluation, dan Job Classification. Uraiannya adalah sebagai berikut:  
 

1. Job Analysis (Analisis Jabatan). Merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan, ketrampilan dari sebuah pekerjaan dan jenis orang yang akan dipekerjakan.
2. Job Description (Uraian Jabatan).  Uraian jabatan adalah  mengihktisarkan  fakta-fakta  yang  diberikan  oleh analisis jabatan dalam susunan yang sistematis. Uraian jabatan merupakan garis-garis besar yang ditulis dan dimaksudkan untuk memberikan keterangan tentang fakta-fakta yang penting dari jabatan yang diperlukan.
3. Job Specification (Persyaratan Jabatan).Persyaratan pekerjaan adalah  catatan  mengenai  syarat-syarat  minimum yang harus dimiliki untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan baik.
4. Job Evaluation (Penilaian Jabatan). Menurut Moekijat (2010) penilaian jabatan adalah kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu jabatan dengan nilai dari jabatan dengan jabatan lainnya.
5. Job Classification (Penggolongan jabatan).
6. Penggolongan jabatan adalah pengelompokan jabatan-jabatan yang memiliki nilai yang sama (Moekijat, 2010).

Menurut Hasibuan (2008:42), dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya para pelamar yang akan memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang diminatinya. Dasar penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job Specification harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman penarikan, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan yang diperlukan oleh perusahaan.

Menurut Sastrohadiwiryo (2002:162) rekrutmen merupakan masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja. Oleh karena itu dalam melaksanakan rekrutmen perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal penting yang menjadi dasar perekrutan tenaga kerja, yaitu :

1.        Rekrutmen dilaksanakan sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
2.        Rekrutmen dilaksanakan sesuai dengan peraturan-peraturan perusahaan yang telah ditentukan.
3.        Rekrutmen dilakukan dengan cara yang benar dan sesuai prosedur perekrutan perusahaan.
Rekrutmen dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Setelah diketahui spesifikasi jabatan atau pekerjaan karyawan yang diperlukan, maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal perusahaan.
a)        Sumber Internal
Sumber internal menurut Hasibuan (2008:43) adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang diambil dari dalam perusahaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan cara melakukan mutasi atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi jabatan atau pekerjaan tersebut. Pemindahan karyawan bersifat vertikal (promosi atau demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang dapat memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya perusahaan mengambil dari dalam perusahaan khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.

Adapun kebaikan dari sumber internal yaitu :
1.         Tidak terlalu mahal
2.         Dapat memelihara loyalitas dan mendorong motivasi karyawan yang ada
3.         Karyawan telah biasa dengan suasana dan budaya perusahaan
Sedangkan kelemahan dari sumber internal yaitu :
1.         Pembatasan terhadap bakat-bakat
2.         Mengurangi peluang
3.         Dapat meningkatkan perasaan puas diri
Adapun sumber-sumber internal antara lain melalui :
1.         Penawaran terbuka untuk suatu jabatan (Job Posting Program).
Merupakan sistem mencari pekerja yang memiliki kemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong dengan memberikan kesempatan kepada semua karyawan yang berminat.
2.         Perbantuan pekerja (Departing Employees).
Rekrutmen ini dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain.
b)        Sumber Eksternal
Menurut Hasibuan (2008), sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong yang dilakukan perusahaan dari sumber-sumber yang berasal dari luar perusahaan. Sumber-sumber ekternal berasal dari :
1.         Kantor penempatan tenaga kerja
2.         Lembaga-lembaga pendidikan
3.         Refrensi karyawan atau rekan
4.         Serikat-serikat buruh
5.         Pencangkokan dari perusahaan lain
6.         Nepotisme atau leasing
7.         Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa
8.         Sumber-sumber lainnya. (rekrutmen pegawai)